في هذا الدليل المعد للشركات التي ترغب في بدء التصدير, سنقوم بشرح عملية التصدير خطوة بخطوة, كيف وبأي ترتيب تتم مراحل التصدير؟ ما هي المستندات المستخدمة في عملية التصدير؟ كيف يتم تنظيم الشحنة؟ وكيف ومن يقوم بتنفيذ الإجراءات الجمركية؟

المرحلة الأولى: مرحلة المناقصات والتفاوضات بين المصدر والمستورد

الطريقة الأصح لإجراء المفاوضات الأولى بين المصدر, أي البائع, والمستورد, أي المشتري, بشأن البضائع المصدرة, سواء عبر الهاتف أو وجهاً لوجه ولتكون مكتوبة ومسجلة, هي عبر البريد الالكتروني.

في حال قيام الشركة المصدرة بتقديم نموذج عرض أو نموذج أولي للحصول على موافقة المشتري, أي المستورد, والتي تحدد خصائص البضاعة, وكمية البضاعة المراد بيعها مثل الكيلو جرام أو المتر المربع والإجراءات المتبعة في التسعير, يتم التوصل الى اتفاق بشأن ذلك وتتم الموافقة على أمر الشراء أو النموذج الأولي وتوقيعه وختمه, وهذه هي الطريقة الأصح.

في النموذج الأولي المعد يجب تحديد جميع المواصفات والتفاصيل الفنية, إن وجدت, للمنتج المراد تصديره بطريقة لا تترك مجالًا لأي نزاع فيما بعد. مرة أخرى يجب أن تكون هناك أقسام متعلقة بالتصدير مثل الموعد النهائي, عنوان التسليم, الاسم, العنوان وتفاصيل الاتصال الخاصة بكلتا الشركتين.

سيكون إبرام عقد يتضمن القواعد العامة للتجارة بين الشركتين وتوقعات الطرفين وطرق حل النزاعات المحتملة والعقوبات ملزمًا لكلا الشركتين. على سبيل المثال, المشتري الذي يقدم طلبًا محدد بموعد نهائي, يحدد آخر موعد نهائي في العقد ويحدد العقوبة اليومية للتأخير, ويقبل المصدر بذلك, وفي حال تأخير المصدر في عملية الإنتاج والشحن يقوم بدفع العقوبة المقررة (www.ihracat.co)

1- مصطلحات التجارة الدولية, "تحديد طريقة التسليم"

من أجل استخدام لغة مشتركة في نموذج مقترح التصدير أو النموذج الأولي, من الضروري تحديد نماذج التسليم ومصطلحات التجارة الدولية (Incoterms) المراد استخدامها. على سبيل المثال, إذا قدمت شركة مقرها في إزمير سعر تسليم في ميناء إزمير, فيجب عليها انشاء بند بعنوان "شروط التسليم" في النموذج الأولي أو نموذج العرض وتحديده باسم "Incoterms 2010 FOB Izmir".

2- شروط الدفع, "تحديد طريقة الدفع"

في نموذج مقترح التصدير أو النموذج الأولي, يجب انشاء بند بعنوان "شروط الدفع". على سبيل المثال إذا كنت تعمل نقدًا, فعليك كتابة "الدفع المقدم نقداً",  "Cash In Advanced"

3- التفاصيل البنكية

سيكون من المفيد تضمين معلومات الحساب المصرفي للشركة المصدرة في النموذج الأولي. يتم إدخال هذه التفاصيل عن طريق انشاء بند بعنوان "التفاصيل البنكية" في الفاتورة.

المرحلة 2: الإنتاج, المشتريات, التحضير للشحن

قد تكون الشركة المصدرة هي الشركة المصنعة أو الموردة للمنتجات التي ستبيعها. إذا كانت هناك مستندات جودة و / أو مستندات فنية مطلوبة في الإجراءات الجمركية والمراحل اللاحقة للمنتجات المطلوبة, سواء في بلدها أو في البلد المراد تصديرها اليه, فيجب إعدادهم في نهاية عملية الإنتاج و الشراء. إذا كانت لدى الشركة المشترية مطالب مختلفة مثل التعبئة و التغليف أو الباليت أو العلب فيجب مراعاة ذلك.

المرحلة الثالثة: الشحن, الانتهاء من الإجراءات الجمركية

مع مراعاة تاريخ إرسال المنتجات, إذا كان التصدير يتم باستخدام طريقة تسليم المصنع أو مصطلحات التجارة الدولية للمجموعة F, فيجب إبلاغ الشركة المشترية لتنظيم واعداد المركبات. في شحنات تسليم المصنع, التخليص الجمركي في بلد المصدّر من مسؤولية المشتري أيضاً. في الممارسات العامة, تدفع شركة المشتري هذا المبلغ بشكل منفصل أو يضاف بند إلى الفاتورة كرسوم جمركية. تنظم الشركة المُصدرة الشحنة الداخلية إذا كانت المواد سيتم تحميلها في الميناء في صادرات المجموعة F, ويجب أن تزود الشركة الشاحنة المستلمة بقائمة التعبئة وبالمعلومات اللازمة لإعداد بوليصة الشحن أو CMR.

في صادرات Incoterms المجموعةC , تتعهد الشركة المصدرة بنقل المواد إلى الميناء أو العنوان المحدد في بلد المشتري.

في صادرات Incoterms المجموعةD , تكون الشركة المصدرة مسؤولة عن جميع التكاليف, بما في ذلك الرسوم الجمركية في بلد المشتري وصادراتDDP , بما في ذلك دفع الضرائب المحلية.

المرحلة الرابعة: المستندات التي يجب أن يُعدها المصدّر

تقوم الشركة المصدرة بإعداد فاتورة إلكترونية, فاتورة باللغة الإنكليزية وقائمة التعبئة من أجل استكمال الإجراءات الجمركية في بلدها ومن ثم استكمال الإجراءات الجمركية في بلد المشتري. من ناحية أخرى يجب أن تشارك المعلومات الضرورية مع المخلص الجمركي لإعداد المستندات مثل شهادة المنشأ, A.TR , EUR.1, ولفتح التصاريح.

• الفاتورة الإلكترونية (إلزامية)
• الفاتورة باللغة الإنكليزية (مطلوبة)
• قائمة التعبئة (مطلوبة)
• شهادة المنشأ (إلزامية)
• TR,EUR.1 (توفر الإعفاء الضريبي للصادرات في البلدان ذات الصلة)

يتم إعداد بوليصة الشحن للبضائع التي يتم شحنها بالسفن أو بالطائرة, ويتم إعداد CMR للبضائع التي سيتم شحنها بواسطة الشاحنات. تقوم شركات الشحن بإعداد هذه المستندات ويجب على الشركة المصدرة مشاركة المعلومات المضمنة في هذه المستندات مثل اسماء المنتجات, رقم GTIP, العدد, الوزن, رقم الحاوية, عنوان الشحن, تفاصيل الاتصال بالمستلم والناقل ويجب التحقق و تأكيد حالة الوثائق.

المرحلة الخامسة: تقديم مجموعة مستندات التصدير إلى المشتري

بوليصة الشحن التي تعدها الشركة الشاحنة حسب المعلومات الواردة من المصدّر في الصادرات البحرية هي وثيقة "بوليصة الشحن" وهي بوليصة نقل البضائع. يتم تحميلها وطباعتها عند مغادرة السفينة للميناء في بلد التصدير.

1- الشحن البحري

بعد الشحن ترسل الشركة المصدّرة بوليصة الشحن, الفاتورة الإنكليزية, قائمة التعبئة ومجموعة المستندات المكونة من شهادات المنشأ إلى شركة المشتري عبر شركات البريد السريع الدولية. وفقًا للبلد الذي توجد فيه شركة المشتري, يعد إرسال مستندات مثل A.TR و EUR.1 أمرًا مهمًا حتى يستفيد المشتري من الإعفاءات الضريبية. بالإضافة إلى ذلك يجب إرسال مستندات مختلفة مثل مستندات الجودة وشهادة المراقبة والمستندات الفنية, إذا طلب المشتري ذلك.

2- الشحن البري

في الشحنات البرية يتم إرفاق مستند يسمى CMR معادل لبوليصة الشحن, بمجموعة المستندات التي تتكون من الفاتورة الإنكليزية وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ. في الشحنات البرية تكون المستندات الأصلية موجودة مع السائق في السيارة.

المرحلة 6: الجمارك والشحن الداخلي في بلد المستلم

إذا كانت الشركة المصدرة قد اتفقت مع المشتري على تسليم البضائع المصدّرة في مستودعات المشتري, أي إذا كانت طريقة التسليم هي CIP أو DAP, فتكون مسؤولة عن النقل الداخلي الى العنوان المحدد لمستودعات المشتري, على سبيل المثال إذا تم شحن حاوية عن طريق البحر, فتقع مسؤولية النقل الداخلي من الميناء حيث يتم تفريغ الحاوية إلى عنوان المستلم في بلد المشتري على عاتق الشركة المصدّرة.

إذا كانت طريقة التسليم هيDDP , فإن الرسوم الجمركية والضرائب المحلية مثل ضريبة القيمة المضافة في بلد المشتري هي أيضًا من مسؤولية المصدّر.

المرحلة السابعة: إغلاق ملف التصدير

يتم إغلاق عملية التصدير نهائياً عندما تكتمل عمليات الشحن, ويتم تسليم المنتجات المصدرة إلى المشتري ويتم تحصيل سعر التصدير ولم يكن هناك أي ضرر أو شكوى تتعلق بجودة المنتجات المصدرة.

في المرحلة الأولى يتم إرسال إيصالات المصروفات والإقرارات الخاص بملف التصدير إلى المصدّر من قبل المستشار الجمركي عند إقفال الإقرار.

تقوم الشركة المصدّرة بأخذ نسخ من بوليصة الشحن وغيرها من المستندات الأصلية لإضافتها إلى ملفها قبل إرسالها إلى شركة المشتري. تتم أيضًا مقارنة فواتير التكاليف التي قد تحدث لاحقًا, مثل فواتير الشحن, بوليصة الشحن, فواتير المستودعات, غرامات التأخير, ومدفوعات الضرائب الأجنبية, ان وجدت, بالتكاليف الأولية المتوقعة بعد الانتهاء من التصدير. في المرحلة الأخيرة تتم مقارنة تكاليف الوحدة المقدرة في البداية والتكاليف النهائية